Modes de Communication et trames dynamiques

Modes d’envoi Avertir  & PDF joint

Ce document décrit la façon dont fonctionne les modes d’envoi « Avertir » et « Pdf joint » dans la transmission de document vers des tiers.

Paramétrage des trames

La mise en place du patch créée automatiquement un répertoire intitulé « Trames dynamiques standard » :

Ce répertoire contient différents documents .txt. Chacun de ces documents correspond à une trame qui pourra être utilisée par un traitement Back Office ERP. Voilà la correspondance :

 

Nom du fichier

Traitement

abLredi0e1

Relance syndic

abLredi1e1

Relance gérance

geAhadlAd1

Avis d’échéance

geGedrg0t2

Régularisation charges locatives

gePrelvEt1

CRG

gePrelvEtA

CRG

syAedit0t1

Appel de provisions

syRedrg1t1

Arrêté de charges syndic

Chacune de ces trames contient un texte pour les individus qui auront fait le choix d’être averti par mail et un texte pour ceux qui souhaitent recevoir le document en pièce jointe.

  • La balise <trame_thetranet> correspond à l’option avertir sur la fiche individu.

    • Tout ce qui se trouve entre les deux mentions trame_thetranet (entouré en vert dans l’exemple qui suit) servira à alimenter cette option-là.

  • La balise <trame_pj> correspond à l’option PDF joint (en orange)

Ces textes sont modifiables et vous pouvez donc y ajouter les mentions que vous souhaitez.

 

Remarques :

  • les modifications apportées ici seront valables à chaque envoi.
  • pour la trame ThétraNet, vous pouvez par exemple ajouter l’adresse URL de votre site internet afin que la personne qui réceptionnera le mail puisse se rendre plus facilement sur son espace client.
  • il est également possible d’ajouter les variables suivantes :

Si vous souhaitez mettre en place cette trame (à la place de celle utilisée), vous devrez la déplacer du répertoire :

W:\ArchiveOutlook\TrameMail\Trames dynamiques standard

Vers

W:\ArchiveOutlook\TrameMail

Attention:

Il peut être utile de faire une sauvegarde de vos trames avant de réaliser cette opération.

 

Fonctionnement

Pré requis

Une fois les trames modifiées et mises en place sur le bon répertoire, il est nécessaire de s’assurer que les individus disposent bien du mode d’envoi adéquat.

En effet, à chaque envoi d’un document depuis Back Office ERP, le traitement interroge le mode d’envoi rattaché à l’individu :

Si celui-ci est à :

  • Courrier : le document sera adressé par voie postale
  • Avertir : un mail sera adressé au destinataire lui précisant qu’un document a été rendu disponible sur son espace personnel
  • PDF joint : un mail est adressé au destinataire avec en pièce jointe le document

 

Remarques :

  • le paramètre code : type_envoi permet d’initialiser le mode d’envoi attaché à un individu lors de sa création.
  • Un utilitaire permet de faire passer le mode d’envoi des individus de « Avertir » à « PDF Joint » et vice versa. Cet utilitaire est global et ne permettra pas de mettre à jour qu’une typologie de client.

 

Envoi des documents

L’envoi des documents reste identique à celui déjà en place. En revanche, l’écran de génération des mails (mot clé : Mail) fait désormais apparaître deux options au niveau des trames : ThétraNet // PDF Joint (cadre orange)

Si jamais vous souhaitez modifier la trame pour cet envoi, vous pouvez le faire en utilisant la partie basse de l’écran :

  1. Sélectionnez la trame que vous souhaitez modifier en utilisant les radios boutons.

    2. Si vous souhaitez modifier la trame pour les individus ayant le code Avertir, sélectionnez le bouton ThetraNet.

    Si vous souhaitez modifier la trame pour les individus ayant le code PDF joint, sélectionnez le bouton PDF joint.

  2. Saisissez votre texte

    3. Il n’est pas nécessaire d’enregistrer vos modifications. Celles-ci sont automatiquement retenues pour cet envoi et uniquement pour celui-ci.

Attention:

En faisant défiler les destinataires, les trames affichées correspondent à celle attachée au mode d’envoi de l’individu.

En revanche, le radio-bouton ThétraNet ou PDFJoint n’évoluera pas. Vous pourrez donc avoir le bouton ThétraNet activé avec la trame correspondant au mode PDF joint.

 

Cas particuliers des mailings

Lorsqu’un individu est paramétré avec le mode d’envoi Avertir, tous ses courriers seront déposés dans son espace ThétraNet : courriers comptables (appels de loyer, appels de provisions…) et mailings.

Pour cette dernière typologie, il est nécessaire de respecter certains principes pour que le document soit disponible dans ThétraNet.

Rappel de la documentation ThétraNet :

« … sur le même principe de publier des documents au format *.pdf, *.jpg, *.jpeg ou *.png, qui ne correspondent pas à un modèle, il est possible de publier des documents pour un individu donné.

Pour cela, il faut créer un dossier spécifique de type « w.quelquechose » dans la GED de l’individu concerné (locataire, propriétaire, etc…). Ainsi tous les documents au format *.pdf, *.jpg, *.jpeg ou *.png, présents dans ce dossier seront publiés sur ThétraNet pour cet individu.

Exemple :

Ci-dessous la GED d’un locataire. Sur ThétraNet, les documents contenus dans les dossiers « w.BAIL et AVENANTS », « w.Etat des Lieux » et « w.Info Locataire » seront visibles uniquement pour ce locataire. »

Pour que le document soit publié sur ThétraNet, il doit être déposé dans un répertoire de type « w.quelquechose ».

Il est donc nécessaire de paramétrer ce répertoire au niveau du champ Classeur de DOCU pour la maquette identifiée :

Au lancement du mailing copropriétaire (Mot clé : MAILS), le répertoire saisi dans DOCU apparaît (1° zone Archivage / w.quelquechose) dès lors que vous avez compléter la zone document. En revanche, vous devrez saisir manuellement le nom du document (dans l’exemple : Information copro) :

PS : si vous ne saisissez pas le nom du document, celui-ci se stockera à la racine de la GED du copropriétaire et ne sera donc pas visible dans ThétraNet.

Au lancement du mailing locataire (Mot clé : EDLOCA), vous devrez saisir manuellement le nom du répertoire suivi du nom du document. Ces deux informations devront être séparées par un \ (antislash).

Dans l’exemple, le nom du répertoire est w.quelquechose et le nom du document est information locataire

Pour l’instant, ces deux types de mailing ne peuvent pas être déposés dans un répertoire défini et ne peuvent donc pas être publiés sur ThétraNet via les mots-clés MAILP et MAILF.